Izstavljanje računov je nekaj, česar se da hitro naučiti. Kljub temu, da pravila na tem področju niso tako striktna, pa je treba vedeti nekaj glavnih stvari. Obstajajo različni način, kako lahko stranka dobi prejet račun. Lahko ga dobi prek elektronske pošte, prek posebnega programa za izstavljanje računov, ki ga ponujajo nekateri ponudniki. Ali pa osebno prek sistema davčne blagajne. Kdaj pride v poštev katera možnost.
Razlike glede na način plačila in prejemnika
Katere možnosti pošiljanja oziroma prejema računa so torej na voljo in od česa je odvisno, katero možnost bomo izbrali?
Najprej se je treba vprašati, kdo bo račun prejel. Če je to predstavnik javne uprave, potem bo račun treba izstaviti prek UJP portala. Gre za portal, na katerem so zbrani vsi podatki o proračunskih uporabnikih.
Tako želenega enostavno izberete s seznama po tem, ko ste vpisali nekaj črk njegovega naziva. Izpolnjevanje tako izstavljenega računa je enostavno, ker nas portal vodi skozi postopek in nam pove, katere rubrike moramo izpolniti. Direktno prek portala poteka tudi pošiljanje računa. Pošiljatelj lahko pregleduje, kakšen je status računa – je bil že pregledan, plačan?
Če nimate opravka s predstavniki javne uprave, ampak poslujete s fizičnimi osebami in drugimi podjetji, so možnosti nekoliko bolj fleksibilne. Najprej se morate vprašati, na kakšen način pričakujete izplačilo.
Če bodo stranke plačale v gotovini (z bankovci, kovanci, čekom ali plačilno kartico), potem morate poslovati prek davčne blagajne. Dokupiti morate set ustreznih naprav in naložiti program na računalnik ali tablico. Nekateri se odločajto tudi za poslovanje prek vezane knjige računov, kar je tudi ena izmed možnosti. Se pa zanjo odločajo predvsem tisti, ki na mesečni ravni izstavijo le manjše število računov ali pa se nahajajo na odročni lokaciji s slabo internetno povezavo.
Če pa pričakujete nakazilo direktno na TRR, potem lahko račun izstavite precej v poljubni obliki. Tako pripravljen račun lahko enostavno pošljete prek elektronske pošte.