Dvostavno knjigovodstvo z dvojnimi vnosi računovodskih postavk je metoda pri strokovnem vodenju poslovnih knjig, ki ohranja uravnotežene računovodske izkaze podjetja in prikazuje realno finančno sliko podjetja. Ta metoda temelji na uporabi enačbe, pri čemer so sredstva sestavljena iz obveznosti in kapitala.
Krediti na enem kontu morajo biti enaki bremenitvam na drugem kontu, zato da enačba ostane v ravnovesju. Računovodja uporablja vknjižbe o bremenitvah in posojilih za beleženje transakcij na vsakem kontu, ki se pozneje poknjiži na temeljnico in v glavno knjigo ter ima glavno vlogo pri izkazih uspeha ter sestavljanju bilance stanja podjetja. Računovodski servis pa si pri knjiženju pomaga tudi s spletnimi programi, ki zajemajo avtomatizirane funkcije za knjiženje dokumentov.
Knjigovodstvo z dvojnimi knjižbami na aktivi in pasivi
Ko računovodja knjiži knjigovodske postavke na nastavljene konte znotraj računovodskih standardov in klasifikacij, mora pri dvojnih vnosih na aktivno in pasivno stran vedeti, na katero stran konta poknjižiti dokument, kot je na primer prejet ali izdan račun. Vsak konto ima dve strani, desno in levo stran. Obremenitve se nanašajo na vnos na levi strani računa, dobropisi pa na vnos na desni strani računa.
Za vodenje poslovnih knjig z dvojnimi vnosi je potrebno vsako transakcijo poknjižiti na obe strani temeljnice, zato da se ravnovesje izravna. Računovodjem ni več potrebno pisati kontov ročno, saj to funkcijo nudi program, ki avtomatično poknjiži dokument tudi na drugo aktivno ali pasivno stran računa. Pri tem pa velja:
- Odhodki spadajo na debetno stran
- Prihodki spadajo na kreditno stran
- Računi se bremenijo ob prejemu gotovine in ne ob izdaji računa
Računovodski program preprečuje napake pri knjiženju
Ko podjetje raste, se verjetnost napak pri knjiženju povečuje. Čeprav računovodstvo z dvojnimi vnosi ne preprečuje napak v celoti, pa omejuje učinke, ki ga imajo morebitne napake na temeljnici kontov.
Poleg tega program za račune nudi različne nastavitve, ki preprečujejo, da bi do napak prihajalo in da so vsi poslovni dogodki poknjiženi tako na aktivno kot pasivno stran temeljnice. Če določen dokument ni pravilno poknjižen in prihaja do bilančnega neravnovesja, program javi računovodji, ki nato napako popravi ročno.
Dvostavno knjigovodstvo z različnimi kontnimi skupinami
V spletnem programu je mogoče nastaviti kontni sistem znotraj določene kontne skupine, ki je ni mogoče spreminjati, saj spada pod računovodske standarde. Na primer, kontna skupina 4 predstavlja stroške podjetja oziroma odhodke, kontna skupina 1 pa prihodke podjetja, kamor se knjižijo izdani računi. Znotraj posamičnega kontnega sistema pa lahko knjigovodja dodaja nove konte, kot na primer 40012 za stroške materiala ali 10012 za prihodke iz naslova storitev.
Knjigovodstvo z zbiranjem samodejnih temeljnic
Spletni program Minimax pri dvojnih vnosih v sistem omogoča zbiranje samodejnih temeljnic, ki nastajajo in se shranjujejo ob knjiženju dokumentov in različnih obračunov, kot je obračun plač in prispevkov. Poleg tega je v tem sklopu mogoče pregledovati različne podatke, ki jih program pobira iz temeljnice, kot so kartice konta, dnevnik knjiženja, DDV vrstice, bruto bilanca, zbir po delavcih in analitikah in drugo. V dvostavno knjigovodstvo v programu je mogoče uvažati podatke iz drugih programov in prenašati podatke preko API programskega vmesnika.