Več funkcijske ali multifunkcijske naprave združujejo tehnologijo, ki omogoča opravljanje več različnih funkcij, kot je tiskanje, fotokopiranje, skeniranje in pošiljanje faksa. Tako podjetja ne potrebujejo več različnih naprav, kot je tiskalnik, kopirni stroj, faks in skener, saj so vse funkcije združene v eni napravi.
Več funkcijski tiskalniki so pogosta izbira proračunsko usmerjenih podjetij, ki želijo združiti sredstva, zmanjšati stroške in optimizirati poslovne procese s prihrankom na času. Če temu dodamo še možnost najema naprave, se stroški občutno zmanjšajo. Poleg tega pa mesečna najemnina zajema tudi druge storitve, ki olajšujejo poslovanje in delo s tehnologijo tiskanja.
Za katera opravila podjetje potrebuje multifunkcijske naprave?
Pred najemom več funkcijske naprave je potrebno razmisliti o tem, kakšne so potrebe po tiskanju in drugih opravilih. Podjetje lahko pri prepoznavanju potreb razmisli o naslednjih vprašanjih:
- Ali poleg tiskanja in kopiranja potrebujemo tudi napravo, ki bo omogoča upravljanje z dokumenti, skeniranje na datotečni oblak in delo na daljavo?
- Ali želimo poenostaviti potek dela pri tiskanju in pri tem zmanjšati količino porabljenega papirja?
- Koliko zaposlenih bo uporabljalo eno napravo?
- Potrebujemo tudi barvno tiskanje in kopiranje?
- Ali se tehnologija lahko brezžično poveže z mobilnim telefonom?
Prednosti najema pred nakupom multifunkcijske naprave
Čeprav ima nakup tehnologije tudi svoje prednosti, je za podjetje najem več funkcijske naprave bolj stroškovno učinkovita možnost. Če podjetje tehnologijo kupi, jo bo moralo čez nekaj let zamenjati, saj v ospredje prihajajo vedno novi modeli, ki omogočajo še bolj optimizirane funkcije in poenostavljeno tiskanje s prihrankom na času in denarju. Pri tem se starejše naprave tudi večkrat pokvarijo, kar vključuje dodatne stroške popravil.
Ponudnik najema pa nudi nove modele naprav, zato podjetje lahko uporablja novo tehnologijo, brez da bi investiralo v nakup. Poleg tega je v mesečno najemnino vključeno tudi potrebno število barvnih in črno belih izpisov ter zalogovnik kartuš. To pomeni, da podjetju ni potrebno skrbeti še za nakup zalog kartuš, ki so po maloprodajnih cenah še posebej drage.
Najem multifunkcijske naprave z odzivnim servisom na terenu
Če podjetje tehnologijo kupi, bo moralo vsa popravila in redne servise plačati samo. To velja tudi za namestitev stroja in programske opreme, ki jo je potrebno povezati še z drugimi tehnologijami, kot je računalnik. Pri najemu pa je vse to všteto v ceno mesečne najemnine. Podjetje lahko ob morebitni okvari pokliče serviserje na terenu, ki pridejo popravit napako še v istem delovnem dnevu ali pa dan kasneje. Najemnina za uporabo multifunkcijske naprave vključuje tudi nakup rezervnih delov, če jih je potrebo zamenjati.