Na prvi pogled bi si morda mislili, da prejeti računi niso velika obremenitev za podjetje. Res je sicer, da prinašajo stroške in jih je treba pravočasno poravnati, a to običajno ni posebej zahtevno opravilo. A kaj hitro se izkaže, da bomo morda pri tem potrebovali nekaj pomoči, še posebej v večjih podjetjih – pogosto je zelo pomembno, da račune obdelujemo s posebno pozornostjo in imamo kar nekaj dodatnega dela, da ugodimo vsem zahtevam na tem področju.
Predvsem v večjih podjetjih nam prejeti računi nalagajo veliko dodatnega dela. To so opravila, ki bi se jim raje izognili, saj nimajo veze z dejavnostjo podjetja, delo pa tudi ni plačano. Veliko lahko naredimo s tem, da sodelujemo z dobrim računovodskim servisom, a še vedno imamo tudi sami nekaj dela, ki si ga lahko na različne načine poenostavimo.
Prejeti računi zahtevajo pravi pristop
Načrtovati je treba pravi pristop, da bomo s prejetimi računi lahko učinkovito delali. Predvsem moramo pravočasno ugotoviti, kakšne obveznosti nam prejeti računi sploh nalagajo. Ponekod z računi res ne bo veliko dela.
V manjših podjetjih imamo z računi manj dela, pravzaprav dobimo tudi manj računov. Nekatera podjetja, predvsem pa samostojni podjetniki, dobijo le par računov na mesec, to lahko kar sami ročno plačajo in se s tem ne zamudijo preveč. Še vedno pa je pametno slediti prejetim računom, vodimo evidenco, da imamo nadzor nad prihodki in odhodki podjetja.
Hitro pridejo v poštev še nekatere dodatne obveznosti. Včasih moramo voditi točno določene evidence, račune je treba ustrezno knjižiti in posredovati poročila finančnemu uradu za davčne obveznosti. V tem primeru moramo že vnaprej pripraviti ustrezen pristop, vzpostaviti sistem, s katerim bomo za prejete račune dobro poskrbeli.
Prejeti računi morajo biti pravočasno plačani
Ob vseh ostalih opravilih ne pozabimo na to, da je treba račune pravočasno plačati. Že tu se lahko nekoliko zatakne, saj včasih dobimo račune, ki jih ne moremo enostavno poravnati. Morda bomo morali posebej pripraviti še plačilni nalog, ki ga ne vključuje vsak račun.
Pri plačilu si delo na srečo lahko močno poenostavimo. To nam omogočajo računalniški programi, ki obdelujejo prejete račune. Pripravijo plačilne naloge in tudi dokumentacijo za zahtevane evidence. Takšne programe je možno povezati s spletno banko, tako da se plačilni nalogi avtomatsko izvozijo in plačajo ob datumu zapadlosti ali pa kar takoj. To je izvrstna rešitev za večja podjetja, ki imajo z računi več dela, a tudi manjša podjetja bodo s pridom izkoristila te prednosti.
Prejeti računi lahko podjetju tudi koristijo
Poleg tega na prejete račune ne smemo gledati le kot na strošek ali obveznost. Če z njimi premišljeno delamo, nam ponujajo dragocene informacije o poslovanju podjetja. Pregled imamo nad svojim poslovanjem, nadziramo lahko prihodke in odhodke, prepoznamo tudi priložnosti za racionalizacijo poslovanja. To je možno le, če dobro sledimo prejetim računom. Računalniški programi lahko samodejno vodijo evidenco in nudijo zelo podroben vpogled v te podatke, kar se vsekakor splača izkoristiti. Tako bodo prejeti računi za podjetje pravzaprav koristni, saj nudijo uporabne informacije, na podlagi katerih lahko pametno upravljamo svoje poslovanje.