Optimizacija tiskanja se navezuje na več različnih procesov, katerim je skupno to, da podjetjem pomagajo pri zniževanju stroškov za uporabo tehnologije za printanje, fotokopiranje in skeniranje, ter pri zniževanju stroškov za kartuše in servisna popravila. Poleg tega gre tudi za zasledovanje večje učinkovitosti tiska, ki olajšuje delo in omogoča časovne prihranke.
V prvi vrsti se procesi lahko optimizirajo mehansko, na primer s tem, da zaposleni porabljajo manj papirja, tiskajo obojestransko in skušajo čim več dokumentov pretvoriti v digitalno obliko, kar jim omogoča funkcija skeniranja na multifunkcijski napravi. Na drugi strani je učinkovita tudi uporaba posebnih protokolov, ki so produkt programske opreme in predstavljajo učinkovit način za zmanjšanje stroškov. Tretji proces pa zajema mesečni najem tiskalnikov in multifunkcijskih naprav.
Optimizacija tiskanja s programsko opremo
Programska oprema za optimiziranje tiskalnih procesov omogoča podjetjem spremljanje in poročanje o vsem printanju, ki se izvede v podjetju. Pri tem se zbirajo statistični podatki, uporabniški vmesniki in dnevniške datoteke. Sistem omogoča popoln nadzor nad tem, kaj in kdaj se nekaj tiska, pri čemer je iz podatkov mogoče izluščiti informacije o tem, kje se izvaja največja poraba stroškov in zakaj je temu tako.
Pri ugotavljanju dnevne porabe printanja na tiskalnikih in multifunkcijskih napravah, ki so povezane v sistem, je mogoče učinkoviteje vplivati na porabo, pri čemer se posledično zmanjšajo tudi odpadki, saj se zmanjša poraba kartuš s tonerji. Zmanjša se tudi poraba energije, še posebej, če podjetje skrbi za ustrezen arhiv dokumentov.
Optimizacija tiskanja zmanjša porabo kartuš in pospeši procese tiska
Številne rešitve za optimiziranje tiska v podjetju ponujajo možnost konfiguracije nastavitev varčevanja s tonerjem glede na model tiskalnika, oddelek ali uporabniški profil, kar znatno zmanjša stroške. Poleg tega ti sistemi s programsko opremo pomagajo pri zmanjševanju stroškov drugih dejavnikov pri printanju, kot je potrošni material, strežniki in pomoč IT oddelka.
Ko so datoteke zelo velike, se procesi printanja in fotokopiranja precej upočasnijo. Vendar s pravo programsko opremo za optimiziranje tiska lahko zaposleni datoteke stisnejo, ne da bi pri tem ogrozili kakovost natisnjenih dokumentov. To posledično zmanjšuje porabo pasovne širine in pospešuje procese printanja, zlasti kadar gre za tisk na daljavo, na primer iz ene pisarne v drugo ali od doma zaposlenega do prostorov stranke. Sodobni tiskalniki in multifunkcijske naprave omogočajo tudi pošiljanje dokumentov iz oblaka in preko mobilnih aplikacij.
Optimizacija tiskanja z mesečnim najemom tiskalnikov
Eden izmed bolj učinkovitih načinov, kako zmanjšati stroške za tisk v podjetju, je mesečni najem tiskalnika ali multifunkcijske naprave. V ceno fiksne mesečne najemnine, ki je določena na podlagi izbranega paketa po meri in opravljene analize mesečnega printanja v pisarnah, je zajeta uporaba novih modelov printerjev in multifunkcijskih naprav ter kartuše in servisna popravila.
Ključna prednost najema tehnologije je v tem, da je cena prilagojena potrebam podjetja, kar se tiče funkcionalnosti naprav, števila naprav in opravljenih mesečnih izpisov. Zato podjetje plača le tisto, kar zares potrebuje, poleg tega pa ima s to najeto storitvijo popoln nadzor nad stroški, pri čemer tudi prihrani na času, saj za servisna popravila in menjave kartuš poskrbi ponudnik storitve.