Samostoječi kopirni stroji se od multifunkcijskih naprav razlikujejo po temu, da nudijo zelo hitro fotokopiranje dokumentov in več različnih nastavitev funkcionalnosti, kot je na primer enostavnejše obojestransko kopiranje, tiskanje več strani na enem listu in drugo. Skupno pa jim je to, da poleg kopiranja nudijo tudi običajno printanje in skeniranje dokumentov.
Če v vaši pisarni veliko kopirate in potrebujete hitre in zanesljive rešitve, tedaj so fotokopirne naprave idealna izbira, saj boste z njimi prihranili čas. V primeru, da želite prihraniti tudi stroške, pa se je najbolje odločiti za mesečni najem, saj je v fiksno najemnino zajeta uporaba kartuš in servisnih popravil ter vzdrževalnih del. Pravzaprav ponudnik poskrbi za vse storitve, vi pa si s tem zmanjšate stroške.
Kopirni stroji z zmogljivo strojno in programsko opremo
Samostoječe naprave za hitro in kakovostno fotokopiranje odlikuje zmogljiva strojna in programska oprema. Omogočajo tako barvno kot črno belo tiskanje, pri čemer pa je izbira vaša, saj lahko pri naročilu mesečnega paketa izberete tudi kartušo samo za črno belo printanje. Fotokopirne naprave nudijo tudi obojestransko kopiranje in običajno printanje ter obojestransko skeniranje. Tiskate pa lahko tako na A4 kot A3 papirju.
Poleg tega tehnologija za kopiranje dokumentov zmore natisniti do 55 strani na minuto, kar je izredno visoka hitrost. Prav tako imajo naprave večjo kapaciteto predala za papir, zato vam ne bo potrebno skrbeti za nenehno nalaganje papirja v podajalnik. Zmogljiva je tudi programska oprema, ki se lahko poveže z LAN omrežjem, ali pa za prenos podatkov uporabite USB. Iz stroja lahko pošiljate tudi skenirane dokumente v omrežno mapo računalnikov ali v elektronsko pošto.
Kopirni stroji v kombinaciji s pisarniškimi tiskalniki
Prednost mesečnega najema naprav je v tem, da lahko za vašo pisarno ali več njih kombinirate različne naprave in izberete paket po meri. Standardni paketi so oblikovani tako, da zajemajo ceno za najemnino na podlagi števila uporabnikov. Sicer pa lahko v paket po meri dodajate različne naprave in tako fotokopirne naprave kombinirate z namiznimi pisarniškimi tiskalniki.
Pri tiskalnikih, multifunkcijskih naprav in fotokopirnih strojih lahko izbirate med različnimi funkcionalnostmi in modeli naprav, zato da paket prilagodite zahtevam in potrebam vašega podjetja. Ponudnik pa bo poskrbel za celostno podporo in brezplačni servis ter za neskončno število kartuš, ki vam jih ne bo potrebno dodatno plačati.
Znižanje stroškov tiskanja z brezplačnimi kartušami in servisom
V ceni za mesečno najemnino naprav za tiskanje, fotokopiranje in skeniranje je zajeta tudi uporaba kartuš s tonerji. Zato vam kartuš ne bo več potrebno plačevati po maloprodajnih cenah, prav tako pa bo ponudnik poskrbel tudi zaloge. Če se kartuša izprazni, ji bo tehnik ponudnika dolil črnilo. To velja tudi za ekološko rešitev brez nepotrebne odpadne embalaže.
Prav tako pa vam ne bo potrebno plačevati dragih servisnih storitev zunanjih izvajalcev, saj servisna služba ponudnika po sporočilu okvare pride v vaše podjetje še v istem dnevu, zato da boste lahko v pisarni nemoteno tiskali in kopirali dokumente. Če kopirni stroji potrebujejo zamenjavo določenih delov, bodo serviserji dobavili rezervne dele in jih brez dodatnih stroškov zamenjali s starimi.