S katerimi ukrepi lahko podjetje vpliva na znižanje stroškov tiskanja v pisarnah, ki potrebujejo hitro in kakovostno printanje? Določeni ukrepi se navezujejo na funkcije, ki jih ponuja tehnologija. To je lahko obojestransko printanje z varčevanjem papirja, nakup neoriginalne in cenejše kartuše, printanje le nujnih dokumentov, racionaliziranje z barvnimi izpisi in drugo.
Omenjene rešitve z ukrepi pa so kratkotrajne oziroma na dolgi rok ne nudijo izdatnih prihrankov, s katerimi bi podjetje lahko privarčevalo na stroških materiala in uporabe kupljene tehnologije. Prav zato se veliko organizacij odloča za mesečni najem tiskalnika ali multifunkcijske naprave pri izbranem ponudniku. V mesečni najem je zajeta uporaba naprav ter druge storitve, ki nudijo prihranke.
Znižanje stroškov tiskanja z brezplačnimi kartušami
Nakup kartuše predstavlja za podjetje velik strošek, še posebej, če gre za bolj obremenjena delovna mesta, ki na dnevni ravni natisnejo ali fotokopirajo večje število dokumentov. Fiksna mesečna najemnina pa zajema brezplačno uporabe kartuše s tonerjem, zato podjetje izdatno prihrani, saj mu ni potrebno kupovati kartuš po visokih maloprodajnih cenah.
Ponudnik storitve hkrati nudi inovativno tehnologijo printanja, pri čemer naprave optimizirajo izpisovanje črnila na papir, vendar ne na račun kakovosti izpisov. Tako se ena kartuša s tonerjem porablja skozi celotno življenjsko dobo tiskalnika ali multifunkcijske naprave. To pomeni, da kartuše ni potrebno menjavati. Podjetje pa se lahko odloči za naprave, ki nudijo črno bele izpise ali pa barvno tiskanje.
Znižanje stroškov tiskanja z brezplačnimi servisnimi storitvami
Ponudnik storitve nudi tudi odzivno tehnično podporo, ki je podjetju vedno na voljo. Poleg tega pa je v fiksno mesečno najemnino zajeta tudi brezplačna servisna podpora oziroma storitve, ki zagotavljajo brezhibno delovanje naprav. Tako serviserji namestijo vso programsko in strojno opremo ter poskrbijo za vse povezave z omrežji in računalniki.
Če na multifunkcijski napravi ali na printerju pride do okvar, lahko podjetje pokliče ponudnika, le-ta pa napoti serviserje na popravilo v najkrajšem možnem času oziroma še v istem delovnem dnevu. Tako ne prihaja do izpada dela. Popravila naprav so brezplačna, zato podjetje lahko v tem delu izdatno prihrani.
Optimizacija tiska z izbiro ustreznih paketov najema
Podjetje lahko izbira med različnimi tipi in modeli multifunkcijskih naprav in tiskalnikov. Naprave nudijo tudi različne funkcije, kot je na primer skeniranje, fotokopiranje, pošiljanje faksa in pošiljanje skeniranih dokumentov v omrežno mapo. Podjetje lahko prilagodi paket po meri glede na potrebe po printanju. Izbira fleksibilnega in ugodnega paketa še dodatno vpliva na znižanje stroškov tiskanja.